Consigli per un database
Scegli un programma. Se viaggi molto e possiedi un laptop, procurati un programma per il tuo portatile. Se non hai un portatile, e ti ritrovi a utilizzare spesso i computer di altri, usa uno dei tanti siti web che consentono di tenere traccia on-line dei propri contatti. Se per lavorare non usi affatto un computer, allora procurati uno smart phone.
Assicurati che abbia le funzioni 'parole chiave', 'appunti' e 'cronistoria conversazioni'. E' questa la differenza tra una semplice rubrica e un contact manager. Un buon contact manager ti consente di tenere traccia delle telefonate, delle e-mail e delle conversazioni passate, indicando la relativa data. Se, ad esempio, ti chiama qualcuno che non senti da due anni, grazie ai tuoi appunti puoi rinfrescarti la memoria su ciò che vi siete detti quell'ultima volta.
Cercane uno con la funzione 'promemoria'. E' così bello poter inserire una data futura nel computer e impostarlo in modo che, in quella data, ti ricordi di fare qualcosa.
Qualunque modello tu scelga, impara a conoscerlo bene. Dedica qualche ora a studiare bene il programma. Poi per anni lo userai senza alcuna difficoltà.
Parole chiave: La funzione 'parole chiave' è l'elemento più importante del tuo database. Ciascun nominativo presente nella tua rubrica deve essere accompagnato da qualche parola, ad esempio “batteria, web design, percussioni” oppure “agente, proprietario di locale, autore”. Per alcuni nominativi potrà bastare una sola parola, mentre altri saranno accompagnati dall'elenco dei 25 strumenti che suonano. Questa funzione si rivelerà utilissima quando dovrai, ad esempio, trovare qualcuno che suoni la “batteria” in Texas, o quando dovrai ricordarti il nome per intero di quel web designer che ricordi soltanto come “Dave”.
Appunti: Per ogni nominativo hai bisogno di un grande spazio di testo dove poter scrivere qualunque cosa. Prendi appunti delle tue conversazioni. Fai il copia e incolla delle e-mail che ricevi.
Mail-merge: La funzione 'mail-merge' consente di scrivere una lettera modello da inviare a più persone personalizzandola con il nome di ciascun destinatario, anziché spedire a tutti un testo generico che reciti “Gentile professionista dell'industria della musica” oppure “Salve a tutti!”. Puoi utilizzare questa funzione anche per pochi destinatari. A volte si ha bisogno di mandare una mail a dieci chitarristi per vedere chi è interessato a una serata. Il mail-merge ti consentirebbe di personalizzare facilmente quelle dieci e-mail.
Quale programma? Non saprei. Una volta ne consigliavo alcuni, ma ora cambia tutto così in fretta. Sul mercato arrivano ogni mese prodotti nuovi, che vanno a soppiantare quelli vecchi, perciò dovrai trovartene uno da solo.
